Treść zakładkiOCHRONA SYGNALISTÓW
Urząd Miasta i Gminy w Kunowie realizuje zadania związane z ochroną sygnalistów
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) wchodzi w życie 25 września 2024 r. Ustawa chroni przed działaniami odwetowymi osoby zgłaszające przypadki naruszeń prawa. Sygnalistą może być pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, stażysta, wolontariusz, praktykant, lub inna osoba, która informację o naruszeniu prawa uzyskała w związku ze swoją pracą. Ustawa zobowiązuje podmioty prywatne i publiczne (w tym jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego) do opracowania procedur, dzięki którym sygnalista będzie mógł bezpiecznie zgłosić naruszenie prawa.
W Urzędzie Miasta i Gminy w Kunowie wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych została wprowadzona zarządzeniem Nr 163.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Kunów z dnia 20 września 2024 r. w sprawie wdrożenia procedury zgłoszeń w Urzędzie Miasta i Gminy w Kunowie.
Zgłoszenia zewnętrzne
INFORMACJE DLA SYGNALISTY
(o których mowa w art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów)
Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:
1) pisemnie:
- a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: zewnetrzne@kunow.pl w zaszyfrowanym pliku; szyfr do pliku jest przekazywany Pełnomocnikowi ds. zgłoszeń osobiście, telefonicznie albo w oddzielnym e-mailu,
- b) w formie listownej na adres: Urząd Miasta i Gminy w Kunowie, 27-415 Kunów, ul. Warszawska 45B z dopiskiem na kopercie:
„Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych Pełnomocnika ds. zgłoszeń”;
2) ustnie, w siedzibie Urzędu, podczas spotkania zorganizowanego na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym zakresie. Spotkanie jest protokołowane albo – za zgodą Sygnalisty – rejestrowane w formie nagrania.
Uwaga: Zgłoszenia przekazane innymi kanałami niż wymienione powyżej podlegają rejestracji oraz przekazaniu do właściwego kanału obsługi zgłoszeń zewnętrznych.
Zgłoszeniom anonimowym, przekazanym również zgodnie z właściwością przez inne organy publiczne, nie nadaje się statusu zgłoszenia objętego ochroną przewidzianą w ustawie, jednak mogą one zostać poddane analizie pod kątem zasadności podjęcia działań następczych.
Warunki objęcia Sygnalisty ochroną
Każdemu Sygnaliście zapewnia się:
- ochronę tożsamości Sygnalisty i poufność zgłoszenia;
- prawo otrzymania informacji zwrotnych na temat działań podjętych w związku ze zgłoszeniem.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonywania oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
- Każde zgłoszenie wpływające do Urzędu Miasta i Gminy w Kunowie podlega wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od jego dalszego procedowania w trybie ustawy o ochronie sygnalistów, informując o tym Sygnalistę oraz wskazując mu – jeżeli ma to zastosowanie – że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych. Informacja przekazana Sygnaliście w tym zakresie zawiera pouczenie, o którym mowa w art. 32 ust. 6 ustawy.
- Jeżeli ze zgłoszenia nie wynika wprost kontekst związany z pracą, przekazuje się Sygnaliście informację w tym zakresie, wskazując mu, iż do czasu wykazania kontekstu związanego z pracą nie jest możliwe podjęcie działań zgodnych z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.
Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
Procedowanie zgłoszenia dotyczącego naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza polega w szczególności na:
- przekazaniu Sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty;
- wpisaniu zgłoszenia do rejestru;
- podjęciu działań następczych;
- przekazaniu Sygnaliście informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w sytuacji, o której mowa w art. 41 ust. 2 ustawy, w terminie 6 miesięcy od dnia jego przyjęcia, a także informacji o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia, której wzór stanowi załącznik Nr 7 do procedury, w zakresie nienaruszającym tajemnic prawnie chronionych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
- Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w rozdziale 2 ustawy, od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Procedowanie zgłoszeń, w tym przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie, w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego, odbywa się z zachowaniem należytej staranności, w sposób zapewniający integralność i ochronę tych danych.
- Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieposiadającym upoważnienia Burmistrza, chyba że:
- odbywa się to za jego wyraźną zgodą, lub
- ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, po uprzednim przesłaniu Sygnaliście pisma wyjaśniającego powody ujawnienia jego danych osobowych, jeżeli takie powiadomienie nie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.
- Wobec Sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
- Sygnalista może żądać wydania zaświadczenia, które potwierdza, że podlega on ochronie, o której mowa w rozdziale 2 ustawy.
Zasady przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasady przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby
- W związku z realizacją przepisów art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; zm.: Dz. U. UE. L. z 2018 r. Nr 127, str. 2 oraz z 2021 r. Nr 74, str. 35.), zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych i prawach z nimi związanych:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych jest Burmistrz Miasta i Gminy Kunów, działający w imieniu Urzędu Miasta i Gminy w Kunowie, z siedzibą przy ul. Warszawskiej 45B, 27-415 Kunów. Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób: listownie na adres siedziby administratora, e-mailem: urzad@kunow.pl, telefonicznie: 412613174;
2) dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną - adres email: iod@kunow.pl, pisemnie na adres: ul. Warszawska 45B, 27-415 Kunów lub telefonicznie: 412613174 wew. 68);
3) celem przetwarzania danych jest przyjęcie i obsługa zgłoszenia zewnętrznego oraz podjęcie działań następczych;
4) dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) oraz z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. g RODO;
5) dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
6) osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo do:
- a) dostępu do swoich danych osobowych,
- b) sprostowania swoich danych osobowych,
- c) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania);
7) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, możliwe jest wniesienie skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
1) podanie danych przez sygnalistę jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego i podjęcia ewentualnych działań następczych;
2) dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
3) dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych;
4) źródłem danych osobowych osób, których zgłoszenie zewnętrzne dotyczy jest sygnalista w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.
Administrator zapewnia poufność danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym. Dostęp do danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie posiadają upoważnieni przez Administratora pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Kunowie zobowiązani do zachowania w tajemnicy tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, tj. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Dane osobowe mogą być przekazane podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na postawie zawartej umowy lub porozumienia zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO.
Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze obejmują wszelkie działania podjęte przez Burmistrza w celu
oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania
naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez:
- postępowanie wyjaśniające,
- wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
- wniesienie oskarżenia,
- działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych,
- zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Warunki, na jakich Sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
Domniemywa się, że osoba dokonująca zgłoszenia działa w dobrej wierze, przez co rozumie się działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może stanowić Naruszenie.
Każdemu Sygnaliście zapewnia się ochronę tożsamości Sygnalisty i poufność Zgłoszenia.
Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych
Nie przewidziano zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenia zewnętrze dotyczące naruszenia prawa przyjmowane są przez powołany przez Rzecznika Praw Obywatelskich Zespół do spraw Sygnalistów, w formie:
1) elektronicznej - za pomocą formularza elektronicznego dostępnego pod adresem: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl;
2) papierowej - pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa; na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”;
3) ustnej - zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499;
4) osobiście podczas bezpośredniego spotkania - Sygnalista ma również możliwość dokonania zgłoszenia osobiście; na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia, wyznaczany jest termin bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu, podczas którego sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia naruszenia prawa, w tym możliwość złożenia dokumentów.
Zarządzenie nr 212.2024 z dnia 20 grudnia 2024 r.
Załącznik nr 1 do procedury (*.pdf)
Załącznik nr 2 do procedury (*.pdf)
Załącznik nr 3 do procedury (*.pdf)
Załącznik nr 4 do procedury (*.pdf)
Załącznik nr 5 do procedury (*.pdf)